Покопийное обслуживание

Аутсорсинг печати: Покопийное обслуживание

Ставим печать на службу бизнесу
Оптимизируем расходы на печать

Бизнес-процессы практически всех современных организаций не обходятся без печати документов на принтерах, плоттерах или многофункциональных устройствах.


Задумывались ли вы о том, насколько оптимально используется печатная техника вашей организации в ее повседневной деятельности? Знаете ли вы, сколько денег ваша организация ежемесячно расходует на печать? Уверены ли вы, что все ваши сотрудники используют принтеры исключительно в рабочих целях и печатают на оборудовании, оптимальном для выполнения каждой из стоящих перед ними задач?

По статистике в большинстве крупных компаний:

  • онтроль затрат на печать отсутствует полностью или реализован формально
  • Реальные расходы на печать недооценены более чем на 50%
  • Ежегодные затраты на печать достигают $600-700 в расчете на одного сотрудника (по данным Gartner)
  • Каждый сотрудник ежегодно печатает более 1 500 страниц документов (по данным Envirowise)
  • До 17% распечатанных документов не используется в бизнес-процессах, а отправляется в корзину, вместе с деньгами, затраченными на их печать

Услуга оптимизации печати позволит организации выстроить и поддерживать максимально эффективные процессы печати с учетом всех особенностей ее организационной структуры и действующих бизнес-процессов.

В результате — снижение расходов на печать до 30% (по данным Gartner)

Основные этапы реализации проекта

Аудит

На первом этапе проводится тщательный аудит всей печатной инфраструктуры заказчика, в ходе которого выявляются нерационально расположенные печатные устройства и некорректная организация виртуальных очередей к ним. По результатам обследования определяется реальная стоимость отпечатка на каждом используемом печатном устройстве.

Последующее изменение расстановки принтеров в помещении заказчика и тонкая настройка очередей печати позволяет существенно сократить временные и финансовые затраты на печать, а также создаёт более комфортные условия работы для персонала.

Реализация

На данном этапе разрабатывается детальный план оптимизации печати, учитывающий результаты аудита, особенности бизнес процессов заказчика, а также нагрузку на действующие принтеры, объемы печати и задачи, выполняемые различными подразделениями организации. Определяются целевые показатели эффективности (стоимости), безопасности и работоспособности системы печати. Разрабатывается оптимальная схема размещения печатного оборудования

Обслуживание

После инсталляции и настройки оборудования мы предложим заказчику услугу по сервисному обслуживанию парка печатной техники. Данный сервис обеспечит поддержку работоспособности оборудования, а в случае необходимости — оперативный ремонт вышедших из строя принтеров.

Видимая часть айсберга расходов на печать порой уступает по размерам его основной части, которая находится «под водой»

Картриджи

Техническое обслуживание и ремонт печатающих устройств

Покупка запасных частей

Покупка нового оборудования

Бумага

Скрытые расходы (невидимая часть айсберга):

Электроэнергия

Печать в личных целях сотрудников и несанкционированная цветная печать

Ошибочная печать

Неэффективное использование ресурсов ИТ-отдела

Потери от простоя техники (по причине отсутствия расходных материалов или ремонта)

Затраты на содержание складских помещений

Затраты на оплату труда сотрудников, организующих поддержку печати внутри организации и их рабочих мест

1, 2, 3 и 4 главных фактора экономии:

Во-первых, сокращение расходов в первую очередь достигается благодаря оптимизации печатающего парка техники за счет его консолидации – локальные аппараты заменяются теми принтерами и МФУ с высокой производительностью, которые имеют более низкую стоимость отпечатка. С консолидацией прямо связаны и такие факторы, как сокращение времени простоя единицы оборудования и снижение энергозатрат. Сюда же можно отнести унификацию оборудования.

Во-вторых, там, где это возможно, ставятся картриджи с большим объемом. Возьмем в качестве примера аппарат HP LJ Pro 400 M425. При использовании картриджа 280А (на 2700 копий) цена копии в среднем равняется 57 копеек, после перехода на картридж с увеличенным объемом 280Х (6900 копий) цена отпечатка снижается до 40 копеек. Разница очевидна.

В-третьих, если клиент хочет приобрести новую технику, то он получает ее в аренду или в лизинг. Таким образом на заказчика не ложатся первоначальные затраты на закупку и налоговые отчисления на основные средства. Цена за новый аппарат будет включена в копию.

В-четвертых, происходит высвобождения ресурсов ИТ-отдела и переключение его на задачи более «интеллектуальные», чем замена картриджа в принтере.

Регулярное обслуживание копировально-множительной техники предусматривает периодическую профилактику (ежемесячную или ежеквартальную), а также неограниченное количество выездов специалистов в случае необходимости срочного ремонта. Пользователь данного сервиса за фиксированную ежемесячную абонентскую плату получает квалифицированное обслуживание копировально-печатной техники, а в случае необходимости ее ремонта — дополнительно оплачивает только стоимость запчастей и расходных материалов.